Działając na podstawie art. 13 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U.2016.1817 z późn. zmianami) oraz Uchwały Nr XLI/544/2017 Rady Miejskiej Leszna z dnia 26 października 2017 roku w sprawie przyjęcia „Programu współpracy organów samorządowych Miasta Leszna z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie na rok 2018”

PREZYDENT MIASTA LESZNA

ogłasza otwarty konkurs ofert na wsparcie realizacji zadań publicznych w 2018 r.

I.        Adresaci konkursu

Konkurs jest adresowany do organizacji pozarządowych w rozumieniu art. 3 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz podmiotów wymienionych
w art. 3 ust. 3 ww. ustawy.

 II.     Informacje dotyczące zadania

Obszar działania:

Zadania związane z rozwijaniem kontaktów i współpracy między społeczeństwami Leszna i zagranicznych gmin - integracja europejska oraz rozwijanie kontaktów i współpracy między społeczeństwami.

1. Cele zadania:Rozwój kontaktów mieszkańców Leszna z mieszkańcami zagranicznych gminpoprzez uczestnictwo we wspólnych przedsięwzięciach celem bliższego poznania codziennego życia mieszkańców gmin zagranicznych, wymiany doświadczeń i integracji obywateli.

2. Przedmiot konkursu:organizowanie imprez, spotkań, wymian osób oraz innych przedsięwzięć z udziałem mieszkańców zagranicznych gmin oraz Leszna mających na celu nawiązanie kontaktów i współpracy oraz wzajemne poznanie się społeczeństw obu gmin.

3. Termin realizacji zadania: od dnia podpisania umowy do 30.11.2018 roku.

4. Wysokość środków na realizację zadania w 2018 roku: 30 000 zł.

5. Wysokość środków na realizację zadania w 2017 roku: 40 000 zł.

III. Zasady i warunki przyznania dotacji:

1.W otwartym konkursie ofert mogą uczestniczyć organizacje pozarządowe w rozumieniu art. 3 ust. 2 ustawy oraz podmioty wskazane w art. 3 ust. 3 ustawy z 24.04.2003 o działalności pożytku publicznego i wolontariacie.

2. Warunkiem ubiegania się o dofinansowanie realizacji zadania publicznego przez oferentów jest poprawne złożenie formularza ofertowego w terminie i wypełnienie dokumentów w sposób czytelny, z uwzględnieniem zasad określonych w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Formularz ofertowy stanowi załącznik nr 1 do ogłoszenia. Instrukcja wypełniania formularza ofertowego stanowi załącznik nr 2 do ogłoszenia.

3. W formularzu ofertowym należy wypełnić wszystkie punkty. Jeśli punkt nie dotyczy oferenta lub zgłaszanego przez niego projektu, należy to jasno zaznaczyć poprzez zapis „nie dotyczy”.

4. Warunkiem realizacji zadania jest adresowanie go do mieszkańców Miasta Leszna.

5. Podmioty uczestniczące w otwartym konkursie ofert i ubiegające się o dotację na realizację zadań powinny wykazać posiadanie: niezbędnej wiedzy, kwalifikacji, doświadczenia i kadry do realizacji konkretnego zadania.

6. Oferent odpowiada za rzetelność, poprawność i kompletność oferty oraz zawartych w niej informacji.

7. Preferowane będą oferty uwzględniające udział jak największej grupy mieszkańców Leszna.

8. Obowiązkowo w formularzu oferty należy podać dodatkowe informacje dotyczące rezultatów realizacji zadania publicznego poprzez wypełnienie tabeli w pkt. IV. 5 formularza oferty.

9. Konkurs nie obejmuje projektów inwestycyjnych.

10. Warunkiem koniecznym dopuszczenia oferty do konkursu jest przedłożenie listu intencyjnego, umowy lub pisemnej deklaracji partnera zagranicznego potwierdzającej gotowość do udziału w projekcie opisanym w ofercie. Partnerem powinna być jednostka lub instytucja, której obszar działalności jest związany z planowanymi przez oferenta działaniami projektowymi.

11. Dopuszczalne jest organizowanie wydarzeń poza granicami administracyjnymi Leszna, pod warunkiem udziału w nich mieszkańców Leszna.

12. Warunkiem uzyskania dotacji jest zadeklarowanie następujących źródeł finansowania zadania:

1) udział innych środków finansowych, tj. środków fin. własnych, świadczeń pieniężnych od odbiorców zadania, środków finansowych z innych źródeł publicznych i pozostałych - w łącznej wys. min. 5% kosztów całkowitych projektu (do wykazania w pkt. IV.9 formularza oferty – poz. 2 tabeli), oraz

2) wkładu własnego osobowego (np. praca wolontariuszy) w wys. min. 5% kosztów całkowitych projektu (do wykazania w pkt. IV.9 formularza oferty – poz. 3.1 tabeli).

13. Z dotacji mogą być pokryte koszty obsługi oferty, w tym koszty administracyjne, do wysokości 10% przyznanej dotacji.

14. Do wyceny kosztów pracy sfinansowanych z dotacji przyjmuje się stawki maksymalne w wysokości:

1) dla prac związanych z administracją i koordynacją projektu: 30 zł / godz.

2) dla prac ekspertów i specjalistów: 60 zł / godz.

15. Za finansowe środki własne i środki z innych źródeł nie uznaje się wyceny wkładu rzeczowego oferenta oraz wyceny wkładu rzeczowego innych podmiotów nieodpłatnie biorących udział w realizacji zadania.

16. Za finansowe środki własne i środki z innych źródeł nie uznaje się środków finansowych pochodzących z budżetu Miasta Leszna.

17. Oferent zobowiązany jest do uwzględnienia w kosztorysie projektu planowanych wydatków na cele promocyjne, tj. np. nośników (flagi, transparenty, tablice itp.), odzieży sportowej, gadżetów i materiałów oraz innych elementów promocyjnych dotyczących projektu. Wszystkie wykazane elementy powinny zostać oznakowane logo / herbem Leszna zgodnie z „Wytycznymi dla beneficjentów wsparcia ze strony Miasta Leszna oraz organizatorów wydarzeń objętych honorowym patronatem Prezydenta Miasta Leszna w zakresie informacji i promocji ” (do pobrania na www.bip.leszno.pl). W trakcie trwania projektu Miasto nie będzie udzielało dodatkowego wsparcia finansowego w zakresie udostępniania ww. nośników, odzieży, gadżetów i materiałów. Wydział Promocji i Rozwoju Urzędu Miasta Leszna wypożycza bezpłatnie nośniki reklamowe z logo / herbem Leszna takie jak roll-upy, bannery i ścianka konferencyjna, które służą do oznakowania miejsca wydarzenia zgodnie z ww. dokumentem „Wytycznych...”.

18. Na realizację zadań wyłonionych w konkursie oferent nie może ubiegać się o inne dodatkowe środki z budżetu Miasta Leszna.

19. Za koszty kwalifikowane finansowane z dotacji uznaje się koszty poniesione przez beneficjenta od dnia podpisania umowy.

20. Zadanie publiczne przedstawione w ofercie nie może być realizowane przez podmiot niebędący stroną umowy, zgodnie z art. 16 ust. 4 ustawy dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Istnieje możliwość zakupu przez oferenta usług polegających na wykonaniu czynności o charakterze technicznym lub specjalistycznym, powiązanych z realizacją zadania, jednak niestanowiących jego meritum.

21. Oferent realizując zadanie zobowiązany jest do stosowania przepisów prawa, w szczególności ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2016 r., poz. 922) oraz ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870), ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo  zamówień publicznych (Dz. U. 2015 r. poz. 2164 ze zm.), z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 2016 poz. 1047), ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. 2016 r. poz. 380).

22. Ogłoszenie konkursu zostanie umieszczone na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Miasta Leszna, na stronie internetowej www.leszno.pl oraz www.bip.leszno.pl.  

IV. Sposób przygotowania oferty:

1. Oferta powinna zostać przygotowana według wzoru stanowiącego załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej  z dnia z dnia 17 sierpnia 2016 r.w sprawiewzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz.U.2016.1300). Wzór oferty dostępny jest w Wydziale Promocji i Rozwoju Urzędu Miasta Leszna, na stronie internetowej www.leszno.pl oraz www.bip.leszno.pl oraz stanowi załącznik nr 1 do niniejszego ogłoszenia.   

Podmioty mogą składać oferty samodzielnie lub wspólnie z innymi podmiotami. We wniosku należy wskazać podmiot ubiegający się o dotację i odpowiedzialny za wykonanie zadania.

2. Załączniki wymagane do oferty:

    1) kopia aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub ewidencji.
UWAGA: zgodnie z art. 4 ust. 3 i 4a ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2016, poz. 687) za dokument tożsamy z odpisem uznaje się pobrany samodzielnie wydruk komputerowy aktualnych informacji o podmiocie wpisanym do Rejestru dokonany za pośrednictwem strony internetowej Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego https://ems.ms.gov.pl/start.
Odpis musi być zgodny z aktualnym stanem faktycznym i prawnym, niezależnie od tego, kiedy został wydany. W przypadku składania oferty wspólnej, każdy oferent załącza dokument stanowiący o podstawie działalności podmiotu zawierający aktualne dane;

   2) oświadczenie oferenta zgodne ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego ogłoszenia;

   3) umowa partnerska lub oświadczenie partnera w przypadku wskazania partnera w punkcie II.1. oferty;

   4) w przypadku spółek akcyjnych i spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oferent przedstawia dokumenty poświadczające, że nie działają one w celu osiągnięcia zysku oraz przeznaczają całość dochodu na realizację celów statutowych oraz nie przeznaczają zysku do podziału między swoich członków udziałowców, akcjonariuszy i pracowników;

    5) list intencyjny, umowa lub pisemna deklaracja partnera zagranicznego potwierdzająca gotowość do udziału w projekcie opisanym w ofercie;

    6) oferent może dołączyć rekomendacje lub opinie.

3. Oferta powinna być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania podmiotu zgodnie z Krajowym Rejestrem Sądowym a w przypadku gdy oferta została podpisana przez osobę lub osoby, których prawo do reprezentowania nie wynika z załączonego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego lub innego właściwego rejestru – do oferty należy załączyć dokument potwierdzający upoważnienie do działania w imieniu oferenta.

4. Załączone  dokumenty i zaświadczenia należy składać w oryginale lub w kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentacji podmiotu. W przypadku składania przez podmiot więcej niż jednej oferty w danym konkursie wymagany jest jeden komplet załączników (dołączony do jednej z ofert z odpowiednią adnotacją na pozostałych ofertach).

V. Termin składania ofert.

1. Formularze ofertowe wraz z załącznikami należy składać w nieprzekraczalnym terminie do dnia 02.03.2018 roku do godz. 15:00 w Urzędzie Miasta Leszna, ul. Kazimierza Karasia 15, 64-100 Leszno lub przesłać pocztą lub przesyłką kurierską na adres Urząd Miasta Leszna ul. Kazimierza Karasia 15, 64-100 Leszno (liczy się data wpływu do urzędu).

2. Oferty, które wpłyną po ww. terminie, nie będą rozpatrywane.

VI. Tryb, zasady i kryteria wyboru oferty.

1. Wybór oferty jest dokonywany na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

2. Po zakończeniu naboru ofert przez pracowników Urzędu Miasta Leszna przeprowadzona zostanie ocena formalna wniosków zgodnie z kartą oceny oferty stanowiącą załącznik nr 4 do ogłoszenia.

3. W przypadku stwierdzenia uchybień oferent zostanie w terminie 7 dni kalendarzowych powiadomiony (drogą telefoniczną, mailową, listowną lub faksem) o konieczności ich uzupełnienia w terminie 7 dni kalendarzowych.

Uzupełnieniu podlegają oferty w szczególności:

 - niekompletne pod względem wymaganych załączników,

 - bez kompletu wymaganych podpisów, pieczęci, potwierdzenia za zgodność.

Wnioski, które spełnią wszystkie kryteria oceny formalnej, zostają przekazane do oceny merytorycznej.

4. Ocenę merytoryczną ofert przeprowadza Komisja Konkursowa powołana przez Prezydenta Miasta Leszna. Wzór karty oceny merytorycznej stanowi załącznik nr 5 do ogłoszenia.

5. Kryteria brane pod uwagę przy rozpatrywaniu ofert:

1) Ocena planowanego udziału wkładu własnego osobowego w całkowitym koszcie realizacji zadania:

5-10%                                   1 punkt
powyżej 10 do 15%                  2 punkty
powyżej 15 do 20%                  3 punkty
powyżej 20%                           4 punkty

2) Ocena planowanego udziału środków finansowych własnych w całkowitym koszcie realizacji zadania:

5-10%                                   1 punkt
powyżej 10 do 15%                  2 punkty
powyżej 15 do 20%                  3 punkty
powyżej 20%                          4 punkty

3) Celowość realizacji zadania dla mieszkańców (wpływ realizacji zadania na zmniejszenie określonego problemu): 20 pkt.

4) Liczba beneficjentów zadania w odniesieniu do przedstawionego zakresu działań i kosztorysu: 15 pkt.

5) Dostosowanie koncepcji zadania do potrzeb i charakteru grupy docelowej: 15 pkt.

6) Przewidziane działania promujące Miasto Leszno w trakcie realizacji zadania: 10 pkt. 

7) Ocena proponowanej jakości wykonania zadania (w tym doświadczenie organizacji i kadra przewidziana do realizacji zadania): 14 pkt.

8) Ocena kalkulacji kosztów realizacji zadania publicznego, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania (przejrzysta konstrukcja kosztorysu, adekwatność i proporcjonalność kosztów do założonych w ofercie działań, ocena wysokości wydatków na rynku lokalnym): 16 pkt.

9) Rzetelność, terminowość oraz sposób rozliczenia realizacji zadań publicznych zleconych oferentowi w ostatnich 3 latach kalendarzowych w trybie art. 14 i 19a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (otwartego konkursu i tzw. małe granty): 2 pkt.

6. Komisja konkursowa przyznaje punktację w kryteriach opisanych powyżej. Uzyskanie co najmniej 60 punktów w ocenie merytorycznej stanowi podstawę do rekomendowania projektu Prezydentowi Miasta Leszna do wsparcia.

7. Dotacje przyznane w ramach konkursu mogą być przekazane więcej niż jednemu podmiotowi.

8. Kwota przyznanej dotacji może być niższa niż kwota wnioskowana w ofercie.

9. Rozstrzygnięcie konkursu nastąpi w terminie do 30 dni kalendarzowych po upływie terminu składania ofert.

10. Wyniki zostaną umieszczone na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Miasta Leszna przy ul. Kazimierza Karasia 15, na stronie internetowej www.leszno.pl oraz www.bip.leszno.pl. 

11. Od podjętych decyzji związanych z rozstrzygnięciem konkursu nie przysługuje odwołanie.

12. Każdy oferent w terminie 30 dni od dnia ogłoszenia wyników konkursu może żądać uzasadnienia wyboru lub odrzucenia oferty.

13. Warunkiem przekazania dotacji jest zawarcie umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

VII. Warunki realizacji zadania publicznego.

1. W terminie do 3 dni roboczych od daty przekazania informacji o opublikowaniu wyników oferent zobowiązany jest do przesłania w formie elektronicznej na adres promo@leszno.pl lub papierowej na adres Urząd Miasta Leszna, ul. Kazimierza Karasia 15, 64-100 Leszno, oświadczenia o przyjęciu bądź nieprzyjęciu dotacji. Od daty oświadczenia w ciągu 7 dni kalendarzowych należy przesłać dokumenty niezbędne do przygotowania projektu umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego, w tym:

     1) zaktualizowany harmonogram i kosztorys realizacji zadania – jeżeli dotyczy, stanowiące załączniki do   umowy (załącznik nr 7 do ogłoszenia),

     2) potwierdzenie aktualności danych oferenta zawartych w ofercie, niezbędnych do przygotowania umowy.

Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 6 do ogłoszenia. Nieprzesłanie oświadczenia oraz dokumentów, o których mowa w ust. 1, tożsame jest z nieprzyjęciem dotacji przez oferenta.

2. Realizacja zadania może rozpocząć się najwcześniej dnia 03.04.2018.

3. Wszelkie materiały promocyjne (np. ogłoszenia, materiały konferencyjne i in. związane z zadaniem, broszury, ulotki, materiały prasowe, filmy, spoty, strony internetowe) tworzone przez beneficjentów i skierowane do opinii publicznej muszą zawierać:

- herb i logo Miasta Leszna,

- wyraźną informację o dofinansowaniu projektu przez Miasto Leszno.

4. Podmiot dotowany po zakończeniu zadania zobowiązany jest do przedstawienia szczegółowego sprawozdania merytorycznego i finansowego z wykonanego zadania zgodnie z umową na realizację zadania publicznego. Formularz sprawozdania stanowi załącznik nr 8 do ogłoszenia.

Do sprawozdania organizacja zobowiązana jest dołączyć m.in. kserokopie faktur i innych dokumentów potwierdzających nakłady poniesione w projekcie zarówno ze środków pochodzących z dotacji oraz z wkładu własnego finansowego i osobowego (np. karta czasu pracy wolontariusza – wzór stanowi załącznik nr 9 do ogłoszenia, porozumienie wolontariackie - wzór stanowi załącznik nr 10 do ogłoszenia), kserokopie artykułów prasowych, wydruki ze stron internetowych potwierdzające informowanie o realizacji projektu, zdjęcia (wydrukowane i w formie elektronicznej).

VIII. Postanowienia końcowe

1. Dotacje nie mogą być udzielane:

    1) na zakup budynków, zakup gruntów;
    2) na działalność gospodarczą;
    3) organizacjom, które nie wywiązały się z realizacji lub nie rozliczyły zawartych z Miastem umów w poprzednich latach;
    4) na dotowanie przedsięwzięć, które są już dofinansowane z budżetu miasta.

2.  Prezydent Miasta Leszna zastrzega sobie prawo do:

    1) nierozstrzygnięcia konkursu bez podania przyczyny, bez prawa do odwołania;
    2) przyznania dotacji niższej niż zgłoszona w ofercie z uwagi na nieuzasadnione wydatki uwzględnione w ofercie lub ograniczoną wielkość środków finansowych w budżecie przeznaczonym na dotacje;
    3) rozdysponowania kwoty niższej niż wartość środków przeznaczonych na zadanie w roku 2018;
    4) kontroli i oceny realizacji zadania.

3. Dodatkowych informacji udziela pracownik Wydziału Promocji i Rozwoju Urzędu Miasta Leszna, Al. Jana Pawła II 21a, 64-100 Leszno, tel. 65 529 46 45, mail: murbaniak@leszno.pl.

Załączniki do ogłoszenia:

1)      Formularz oferty

2)      Instrukcja wypełniania formularza oferty

3)      Oświadczenie podmiotu

4)      Karta oceny formalnej

5)      Karta oceny merytorycznej

6)      Oświadczenie o przyjęciu lub nieprzyjęciu dotacji

7)      Wzór kosztorysu zaktualizowanego i harmonogramu zaktualizowanego

8)      Wzór sprawozdania z realizacji

9)      Wzór karty czasu pracy

10)     Wzór porozumienia wolontariackiego

11)     Ramowy wzór umowy o realizację zadania publicznego.

Załączniki: